עיקריי מערכת ניהול איכות מחולק למספר שלבים אשר חלקם מיושמים ע"י חברת R.P.M - הנדסה וניהול פרויקטים:
1.
כתיבת תוכנית מתאימה, שתהווה תשתית לכתיבת נהלי הארגון.
2.
ביצוע התקשרות עם מכון ההסמכה ופתיחת מספר לקוח.
3. כתיבת נהלים והוראות עבודה על בסיס היכרות מעמיקה עם תהליכי הארגון.
• לימוד מעמיק של הארגון והתהליכים בו לשם כתיבת תיק נהלים המשקף את פעילות הארגון בהתאמה לדרישות התקן.
4. הדרכת עובדי החברה בנושא דרישות התקן.
• כתיבה וביצוע מצגת לעובדי החברה לצורך הפחתת התנגדויות.
• הרחבה והעמקת שתוף הפעולה מצד עובדי ומנהלי החברה.
5. ביצוע מבדק פנימי כהכנה לביקורת מכון ההסמכה.
• בד"כ מבוצע לקראת סיום הפרויקט. נועד לבחון פערים אחרונים בין פעילות הארגון לדרישות התקן. בסיום המבדק מופק דו"ח אחרון המרכז את המתקנות לפני הגשה למבדק מטעם הגוף המסמיך.
6.
ביצוע סקר הנהלה ישיבה בפורום ההנהלה הבכירה בחברה, לצורך בחינת תוצרי מערכת האיכות .
7.
קביעת מועד מבדק וקבלת אישור לתוצרי מערכת האיכות.
• שליחה של מבדק פנימי, סקר הנהלה ותיק הנהלים למכון הסמכה, קבלת הערות ותיקונם עד לאישור וקבלת מועד למבדק.
8. ביצוע מבדק מכון ההסמכה.
• מבדק התעדה אורך בד"כ יום שלם (תלוי בגודל הארגון ומורכבותו). היועץ המלווה נוכח לאורך כל המבדק, עד לנעילתו בישיבת סיכום.
9. עריכת פעולות מתקנות בהתאם להערות הבודק.
• היועץ המלווה, מסייע בכתיבת מענה להערות הבודק, עד לאישור ביצוע התיקונים והתאמת הארגון לדרישות התקן.
10. קבלת תעודה.